مدیریت تیم ها
مقدمه:
یك تيم عبارت است از يك نيروي پويا كه چند نفر را براي انجام يك كار يا پروژه مشترك دور هم جمع كرده است اعضاي يك تيم درباره ديدگاههاي خود بحث مي كنند. طراح ها را بررسي مي كنند، تصميم مي گيرند و براي رسيدن به هدف كار مي كنند. تيم ها زماني بوجود مي آيند كه نياز به تخصص ها و تجارب مهارت ها و ... افراد مختلف براي رسيدن به يك هدف لازم باشد. همه تيم هاي موفق با چند ويژگي اصلي توصيف مي شوند: رهبري قوي و تأثيرگذار، تعيين دقيق اهداف، قوانين و دستورات شفاف، توانايي سريع عمل كردن به طوريكه در كمترين زمان دستورات و خواسته ها برآورده شوند، به آزادي و راحتي ارتباط برقرار مي شود، مهارت ها و فنون لازم تقويت مي شوند تا وظايف محوله تمام و كمال انجام شود.
شناخت تيم
بهترين راه براي شناخت تيم بررسي رفتار داخلي آن است. داستان شكل گيري هر تيم نحوه رسيدن آن تيم به هدف كمالات، مهارت ها، محرك ها، تعهد و در نتيجه نحوه عمل آن را آشكار مي سازد. يعني براي افزايش كارايي تيم بايد تجارب گذشته را مورد بازبيني قرار داد. اگر چه براي رسيدن به اين مهم بايد مرتباً كارايي و قابليتهاي تيم را بررسي و تعقيب كرد. هر تيم يك واحد پايه كارايي براي بيشتر سازمانهاست. تجربيات موفق تيم ها به خاطر كارهايي كه انجام شده (موفقيتي كه كسب شده) و چيزهايي كه اعضاي تيم ها آموخته اند حايز اهميت است. تيم ها بايد مسئول و انعطاف پذير باشند تا بتوانند رويدادها را رقم بزنند و جوابگوي تقاضا باشند.
بنابراين يك تيم شامل تعداد كمي از افراد با مهارت هاي مكمل است كه براي رسيدن به يك هدف مشترك در كارها مشاركت مي كنند. بطوريكه در اين راه تمامي اعضاي گروه خود را در مقابل يكديگر و هدف نهايي مسئول مي دانند.
تيم هاي موفق مي توانند از 2 تا 22 نفر يا حتي بيشتر تشكيل شوند. اما آنچه از تعداد نفرات تيم مهمتر است شكل تيم، الگو و روح تيم است كه همه اينها نتيجه چگونگي تعيين وظايف اعضاي تيم است. وظايفي كه بايد بوسيله تيم ها انجام شود اساساً به سه دسته تقسيم بندي مي شود:
وظايف تكراري: كه احتياج به افرادي از تيم دارد كه تمايل دارند نقش ثابتي را در تيم بازي كنند. اين وظايف معمولاً راحتتر انجام مي شوند و مي توانند به طور مستقل و به نحو احسن انجام شوند.
پروژه ها: كه احتياج به افراد خلاق دارد. اصلي ترين مشخصه آن همكاري افراد براي توليد يك محصول جديد است.
شركاء و سهام داران: اين افراد يك سري خواسته هاي مشخص و خلاق و همچنين طرح هايي براي انجام كارهاي جديد ارائه مي كنند. اين نوع كار در سطح سرپرستان و مديران است.
1ــ تيم ها زماني به وجود مي آيند كه احتياج به انجام يك كار برجسته باشد. رسيدن به اين هدف انگيزه را مي سازد.
2ــ داشتن يك ديدگاه مشخص حياتي است. كه شامل اندازه، مقصد، اهداف، مهارت ها، راه و روش و پاسخگويي براي كارايي موفق است.
3ــ سازمانها به تيم ها و زير تيم ها تقسيم مي شوند. كه نحوه ارتباط و سلسله مراتب بين آنها منجر به برآورده شدن هدف نهايي مي شود.
4ــ در اين سلسله مراتب بالاترين تيم (تيم رهبري) پيچيده ترين و مشكل ترين ساختار را دارد. بنابراين بايد لايق ترين افراد در اين تيم قرار گيرند.
5ــ تعهد گروهي به تعهد فردي در تيم اولويت دارد. كه در نهايت منجر به موفقيت گروهي و فردي مي شود.
6ــ سازمانهايي كه كارايي بالايي دارند به احتمال قريب به يقين «تيم هاي واقعي» را ساخته اند و از آن استفاده مي كنند.
7ــ نحوه ارتباط تيم ها با يكديگر در كارايي آنها ارتباط مستقيم دارد.
8ــ كارايي و آموزش دو بخش جدايي ناپذير از هم هستند و بر يكديگر تأثيرگذارند. بدون آموزش صحيح و مستمر رسيدن به بهترين سطح كارايي و ماندن در بازار رقابت غير دست نيافتني است.
9ــ رهبران سازمان مي توانند كارايي تيم را با ايجاد فرهنگ افزايش بهره بري به بهترين سطح برسانند به طوريكه همه اعضاي تيم سعي در بهبود راندمان تيم داشته و روي آن كار كنند. بهترين راه ارتقا فرهنگ كار آموزش است.
10ــ در يك تيم تعصب گروهي وجود دارد.
پنج تيمي كه هر سازمان نياز دارد.
كار تيمي، تيم هاي كاري موفق و ساختن تيم در سازمانها از موضوع هاي داغ مورد بحث روز هستند. تيم هاي موفق و كار تيمي اهداف استراتژيك شما را برآورده مي سازند. كار تيمي موفق سبب افزايش توان انجام كار هر كدام از كارمندان شما مي شود و به شما كمك مي كند بهتر به مشتريان خود خدمات بدهيد.
اگر شما يك تيم كاري داريد كه اكنون فعال است، ابتدا بايد مشخص كنيد سازمان شما به چه فعاليتهاي تيمي احتياج دارد و از كداميك از آنها مي تواند پشتيباني كند. تيم ها به منابع و به خصوص زمان نياز دارند. راندمان تيم شما زماني در اوج است كه:
ــ يك گروه از كارمندان مختلف در آن بتوانند با يكديگر مشاركت كنند.
ــ تعداد تيم ها را محدود كنيد تا ميزان مشاركت كاركنان را افزايش دهيد.
ــ تيم ها زماني را براي شركت در جلسات منظم قرار دهند.
ــ شما احتياج به اهداف دوره اي داريد، كه بايد براي هر تيم تعريف شود.
ــ از هر جلسه خلاصه و نتايج يادداشت شده و اجرا شوند.
ــ تيم ها با اضافه كردن كارمندان جديد جاودانه مي شوند.
هر سازمان به پنج تيم كاري نياز دارد. البته مي توان تيم ها را به گونه اي ديگر هم سازماندهي كرد
تيم رهبري
معمولاً رئيس، مدير يا سرپرست قسمت هستند. تيم رهبري گروهي كه بايد با همكاري يكديگر سازمان شما را رهبري كنند. تيم رهبري مسئول اهداف استراتژيك سازمان شماست. تيم رهبري نقشه مي ريزد، اهداف را تعيين مي كند، رهنمودها را فراهم مي كند و سازمان را مديريت مي كند.
تيم محرك
اين تيم در سازمان هاي مختلف نام هاي مختلفي دارد. اين تيم طرح هايي را ارائه مي كند و فعاليتهايي را انجام مي دهد تا در كارمندان رمق و انگيزه مثبت ايجاد كند. وظايف اين تيم مي تواند شامل تهيه ناهار، برنامه ريزي براي سفرهاي تفريحي، ايجاد صندوق هاي حمايتي براي مشكلات كارمندان و غيره باشد. اين تيم مي تواند وقايع مهم و مثبت سازمان را جشن بگيرد، يا براي روز تولد افراد يا نوزاد تازه بدنيا آمده آنها تبريكاتي در نظر بگيرد يا براي آنها جشن بگيرد. اين تيم مي تواند اسپانسر يك تيم ورزشي شود. اين تيم مي تواند بساط سرگرمي و دلگرمي پرسنل را فراهم مي كند و تنها محدوديت آن تخيل افراد اين تيم است.
تيم ايمني و بهداشت
اين تيم مراقب ايمني افراد در محل كار است. اين تيم آموزش هاي لازم بهداشت و ايمني را برگزار مي كند. جلسات ماهيانه ايمني بسيار مهم و ضروري است حتي آموزشهايي براي خانواده كارمندان مي تواند ارائه شود. رعايت بهداشت و پاكيزگي محيط با همكاري كارمندان بسيار اهميت دارد و بايد توسط اين تيم پي گيري شود.
تيم رفاه كارمندان
تيم رفاه بر روي سلامتي و تناسب اندام كاركنان كار مي كند. از آن جمله مي توان به ارائه برنامه هاي پياده روي، دو و همچنين انجام آزمايشات دوره اي مانند آزمايش خون و فشار خون از جمله فعاليت هاي اين تيم هاست.
تيم ارتباط و فرهنگ
اين تيم كار مي كند تا فرهنگ لازم براي رسيدن به موفقيت سازمان را تعريف و ايجاد كند. اين تيم همچنين ارتباط دو طرفه را آموزش مي دهد تا مطمئن شود در سازمان شما كارمندان زنجيره دستورات را رعايت مي كنند. اين تيم مي تواند به صورت هفتگي روزنامه تهيه كند، آخرين رخدادهاي سازمان را بيان كند. و هر سه ماه در زمينه ميزان رضايت كارمندان تحقيق كند. و مشكلات را پيدا كرده و براي رفع آنها با تيم رهبري مشورت كند و در صورت نياز پيشنهاد استخدام نيروي جديد كند. نكته اينجاست كه اين تيم زماني به اوج موفقيت مي رسد، كه دو تيم قبلي كار خود را بدرستي انجام دهند.
نتيجه آن افزايش رغبت پرسنل براي شركت در اين تيم ها و همينطور افزايش تعهد و ميزان مشاركت آنها در رسيدن به اهداف سازمان بوده است. كه همه اينها در نهايت منجر به يك سازمان قوي و رو به رشد است كه پرسنل با تعصب آن را به سوي موفقيت سوق مي دهند.
شش مهارت مهم مديريتي براي رهبري موفق
از نشانه هاي يك رهبر خوب فراهم كردن انگيزه قوي و دائم براي تيم خود است تا به كيفيت و محصول برتر دست يابد. يك رهبر خوب هميشه بدنبال راههايي براي ارتقائ محصول و استانداردهاست. در اين مقاله شش مهارت كاري كه مي توانيد آنها را تقويت كنيد ذكر شده است كه با استفاده از آنها مي توانيد كيفيت كار تيمي را بهبود بخشيد.
1- بازديد و مشاهده
اين يك جنبه مهم كار است كه اغلب به علت وقت كم و برنامه هاي مختلف كاري ناديده گرفته مي شود. بازديد از محيط كار بايد در برنامه روزانه شما جاي خود را باز كند. مشاهده نحوه كار كارمندان و جريان كار براي ايجاد تغييراتي كه منجر به ارتقائ محصول مي شوند، يك كار اساسي است. و همچنين براي داشتن اعتبار به عنوان رهبر يك تيم، رهبر بايد ديده شود و شناخته شود و از هر چه در محل كار مي گذرد با خبر باشد يا به اصطلاح نسبت به محل كار Up to date شود.
2- آگاهي مداوم از كارايي كارمندان
مدير بايد وضعيت كارايي كارمندان را بوسيله راههايي كه براي دو طرف ( كارمند و مدير ) پذيرفته و تعيين شده است، مشخص كند. سياستها و روش ها بايد شفاف باشند. همايش ها بايد مرتباً و نه فقط زمانيكه مشكلي پيش مي آيد، برگذار شوند. به ارزيابي ها نبايد به چشم يك كار فرماليته يا كاغذ بازي كه بايد انجام شود نگريست. به صورت شخصي يا گروهي بايد با كارمندان گفتگو كرد. البته در همان حال بايد از آنها انتظار پيشرفت حرفه اي داشت. بايد تشويق مداوم و يك الگوي مشخص و شفاف (براي يك هدف مشخص) براي اشخاص و براي كل گروه وجود داشته باشد.
3- اجراي برنامه هاي پيشرفت شغلي
يك رهبر خوب ضعفها را شناسايي مي كند و استراتژي توسعه و آموزشهاي لازم را فراهم مي كند تا ضعفهاي مهارتي را به يك قدرت در تيم تبديل كند.
4- اثبات تخصص و دانش
رهبري خوب از دانش بالا و تجربه ناشي مي شود كه در نهايت اثر آن را مي توان در محصول و پروسه توليد ديد. اگر رهبر دانش و تخصص لازم را در يك رشته از قسمتهاي تحت كنترل خود نداشته باشد آنگاه بايد به طور منظم با افراد متخصص در آن رشته مشورت كند. اين كار براي پيدا كردن يك شناخت دقيق و سرتاسري لازم است.
5- گرفتن تصميم درست
رهبر خوب با توانايي صحيح تصميم گرفتن توصيف مي شود. يك رهبر همه عوامل مختلف را قبل از گرفتن تصميم در نظر مي گيرد و البته اين باعث نمي شود شجاعت و قاطعيت خود را از دست بدهد. يك تصميم شفاف سبب خلق اطمينان و عزت مدير مي شود.
6- توانايي اداره كردن و ارزيابي پژوهش
براي موفقيت در هر حرفه اي بازبيني مداوم و پژوهش ضروري است. يك مدير خوب اكنون كه در حال مديريت است براي اطمينان از ادامه موفقيت و كيفيت محصول بايد توانايي ديدن آينده را داشته باشد. راه اندازي پژوهش و ارزيابي آن يك كار ضروري براي تصميم گيري و آماده شدن براي آينده است.
رهبري خوب هميشه يك عمل كنشي است تا واكنشي. با افزايش توانايي خود در اين شش مهارت از يك مدير خوب به سمت تبديل شدن به يك مدير بزرگ گام بر مي داريد.
چگونه تيم كاري خود را متعهد سازيم.
انجام پروژه زودتر از موعد مقرر همراه با رضايت مشتري و بدون هزينه هاي اضافي و سودآوري مناسب از روياهاي رهبر هر تيمي است. اما هر مدير دانا و باتجربه به خوبي مي داند كه اين رويا زماني به حقيقت مي پيوندد كه هر عضوي گروه خود را كاملاً درگير كار كند و نسبت به هدف تيم خود را متعهد بداند. اما راز داشتن چنين افرادي چيست؟
شايد فكر كنيد اين صحبت ها رويايي است ولي مي دانيد كليد موفقيت تعهد افراد تيم است بنابراين مي توانيد از همه ابزارها، فنون و عقايد براي افزايش ميزان تعهد استفاده كنيد. در حقيقت هيچ ابزار، فن و فرآيند مشخصي براي اين منظور وجود ندارد و اصلاً شما نمي توانيد تعهد تيم را به ميزان 100% برسانيد اما مي توانيد به افراد كمك كنيد تعهد خود را بالا ببرند.معناي اين سخن اين است كه شما مي توانيد تعهد و شركت پذيري هر فرد را به طور شخصي بالا ببريد ولي نمي توانيد تعهد كل تيم را به همان ميزان بالا ببريد پس اگر ميزان تعهد هر فرد تيم را بالا ببريد در حقيقت تعهد به كار كل تيم را افزايش داده ايد.
نكته: بر روي تعهد تيم كار نكنيد بلكه بر روي تعهد اشخاص كار كنيد.
افزايش تعهد افراد
خبر خوب اينست كه شما هم يك فرد هستيد بنابراين هر چيزي كه سبب افزايش تعهد شما مي شود مي تواند سبب افزايش تعهد ديگران هم بشود.
اجازه دهيد كمي بيشتر روي موضوع بحث كنيم. براي ايجاد تعهد و مشاركت سه پيش نياز مهم وجود دارد:
ــ فهميدن
ــ مال خود دانستن
ــ اعتقاد پيدا كردن
فهميدن
چگونه مي توانيد ميزان مشاركت افرادي را كه از كار خود اطلاعات درستي ندارند افزايش دهيد. چند نفر از افراد تيم شما از وظايف و نقش خود در تيم و از همه مهمتر هدف كار خود به خوبي مطلع هستند. ارتباط شما با آنها براي بيان اين موضوع چقدر موفق بوده است.
امروزه نقش اين ارتباط در سازمانها ناديده گرفته مي شود. بدون ايجاد شفافيت در نقش افراد در تيم رسيدن به روياهاي گفته شده غير ممكن است.
نكته: ارتباط برقرار كنيد، ارتباط برقرار كنيد، ارتباط برقرار كنيد. به افراد كمك كنيد وظايف و اهداف كار خود را درك كنند.
مال خود دانستن
زمانيكه چيزي مال شما مي شود چه احساسي در مورد آن داريد؟ از داشتن آن راضي و خشنود هستيد و تمايل به نگه داشتن و مراقبت از آن را داريد. وقتي احساس مالكيت نسبت به چيزي داريد سطح تعهد شما نسبت به آن چقدر تغيير مي كند.
براي اينكه افراد در كار و حرفه خود تعهد بيشتري داشته باشند. بايد به آنها اين اجازه را بدهيد تا احساس كنند اين كار متعلق به آنهاست.
براي ايجاد تعهد در بين كاركنان بايد به آنها اجازه دهيد در كار و وظيفه خود احساس مالكيت كنند.
نكته: براي ايجاد تعهد اجازه دهيد افراد صاحب آن كار شوند.
اعتقاد داشتن
آيا شما نسبت به كاري كه اعتقادي به انجام آن نداريد احساس تعلق مي كنيد. آيا اعضاي تيم شما در كاري كه به آن اعتقادي ندارند مشاركت فعال دارند.
غير ممكن است كه افراد با تمام جزئيات طرح و كاري كه بايد انجام شوند موافق باشند. مردم مي توانند روشها مختلف را قبول كنند، اگر به دلايل و اهداف كاري كه انجام مي دهند معتقد باشند.
با كمك به افراد تيم به ديدن يك تصوير كلان از كاري كه انجام مي دهند در آنها احساس تعهد را افزايش مي دهيد. چگونه مي توان به انسانها خدمت كرد؟ چگونه مي توان دنياي بهتري ساخت؟ و چگونه كار افراد تيم در چنين فرايندي مؤثر است؟ به آنها كمك كنيد پاسخ اين سؤال را بدهند. اين سبب مي شود به كار خود اعتقاد بيشتري پيدا كنند.
نكته: به افراد كمك كنيد به كار خود اعتقاد پيدا كنند. به آنها كمك كنيد نقش مهمي كه در مقياس كلان براي سازمان و جامعه خود دارند را ببينند و با عزم بيشتري ايفاي نقش كنند.
اين سه مرحله منجر به مشاركت و تعهد فردي مي شود. به هر عضو تيم خود كمك كنيد وظيفه خود را درك كند، نسبت به كار خود احساس مالكيت داشته باشد. و به كار خود اعتقاد داشته باشد. اين كار ساده به نظر مي رسد ولي به همين سادگي ها هم نيست. انسانها پيچيده هستند و تيمها به مراتب پيچيده تر. بكار بردن اين سه مرحله به شما كمك مي كند هدايت اين پيچيدگي ها را در دست بگيريد. و تيم را به سمت مشاركت فعال و در نتيجه راندمان بيشتر رهبري كنيد.